Czym jest BPM?

Procesem biznesowym nazywamy serię powiązanych działań, wynikających z potrzeb klientów (zewnętrznych lub wewnętrznych), które prowadzą do określonego efektu – to jest do zaspokojenia tych potrzeb.

Procesy w zachodzące organizacji można podzielić na:

• zarządcze, które kierują działaniem systemu – np. procesy zarządzania strategicznego,
• operacyjne, które stanowią istotę biznesu i są pierwotnym źródłem wartości dodanej –np. zaopatrzenie, produkcja, marketing, sprzedaż,
• pomocnicze, które wspierają procesy główne, takie jak: księgowość, rekrutacja, wsparcie techniczne.

W związku z konkurencją rynkową oraz z dążeniem organizacji do rozwoju, oczekiwania Klientów, które chce zaspakajać przedsiębiorstwo, zmieniają się. Obniżenie kosztów, skrócenie czasu, podniesienie jakości czy włączenie do oferty nowych typów produktów wymagać mogą zmian istniejących procesów lub włączenia nowych.

Aby organizacja mogła sprostać zmieniającym się oczekiwaniom klientów, musi zarządzać procesami biznesowymi.

W najprostszym ujęciu zarządzanie procesem biznesowymi to cykl działań obejmujących:

• Definiowanie (planowanie, organizowanie),
• Uruchamianie (przekazywanie poleceń, koordynowanie),
• Pomiar (kontrola).

Definicja procesu, oprócz określenia działań potrzebnych do zaspokojenia określonych potrzeb klientów powinna uwzględniać również miary, które umożliwiają efektywną ocenę procesu i podejmowanie decyzji dotyczącej potrzeby udoskonalenia, czyli zmiany definicji procesu.

Mianem BPM określa się technologię informatyczną której celem jest wspomaganie cyklu zarządzania procesami biznesowymi.
Skontaktuj się z nami ►

Od czego zacząć wdrożenie BPM?

Już analiza i opisanie zachodzących procesów, nawet bez wsparcia systemowego ich obsługi, mogą przynieść wymierne korzyści. Wielu producentów rozwiązań BPM udostępnia bezpłatnie narzędzia do modelowania. Istnieją również zaawansowane pakiety BPM, które pozwalają zarówno modelować jak i wdrażać obsługę procesów, a udostępniane są na zasadach licencji Open Source, np. pakiet Intalio.

Aby minimalizować ryzyko przedsięwzięcia, wdrożenie BPM można rozpocząć od kilku procesów. Dobrymi kandydatami są zwykle takie procesy w organizacji, które stwarzają obecnie najwięcej problemów. Powinno to pozwolić osiągnąć dobry efekt w krótkim czasie. Dzięki temu przedsięwzięcie powinno szybko zdobyć sympatyków w organizacji. Jednocześnie w naturalny sposób wyłaniać się będą kolejne procesy do objęcia przez BPM.
Skontaktuj się z nami ►

Jak działa BPM?

Rozwiązania tej klasy pozwalają na:

• modelowanie,
• symulację,
• integrację,
• uruchamianie procesów,
• monitorowanie i analizę.

Ważną zaletą BPM jest możliwość bardzo szybkiego wdrożenia procesów a także ich późniejszego rozwoju. Modele procesów stanowią czytelną dla wszystkich zainteresowanych dokumentację, co ułatwia komunikację w ramach zespołu. Opcjonalne narzędzia symulacyjne dają możliwość oceny jakości zbudowanych modeli jeszcze przed decyzją o uruchomieniu.

Naturalną własnością rozwiązań BPM jest integracja uczestników procesów, to jest ludzi oraz systemów dziedzinowych oraz synchronizacja ich działań.

Po uruchomieniu procesu każdy zaangażowany pracownik będzie posiadał dostęp do listy swoich zadań, przyporządkowanych mu w związku z rolami pełnionymi przez niego w organizacji. Z poziomu listy zadań pracownik będzie mógł wywołać przyporządkowane do danego zadania formularze, które powinny zapewnić mu dostęp do wszystkich niezbędnych do wykonania tego zadania informacji. Po zakończeniu obsługi zadania przez daną osobę (lub np. upłynięciu czasu przewidzianego na jego realizację), zgodnie z modelem procesu, zmieni się jego stan. Serwer procesów zbada określone warunki i wyznaczyć kolejne zadanie lub kilka równoległych zadań i uruchomi je. Jeżeli zadania te będą realizowane przez ludzi, na listach zadań odpowiednich osób pojawią się nowe pozycje do obsługi. Z kolei jeżeli zadania realizowane będą przez usługi systemów dziedzinowych (np. wysłanie wiadomości e-mail, wygenerowanie dokumentu, rozliczenie transakcji w systemie, zmiana stanu magazynowego towaru, przekazanie aktualnych kursów walut, ….), serwer procesów zapewni przekazanie do tych systemów odpowiednich komunikatów oraz w razie potrzeby odebranie informacji zwrotnych które mogą być potrzebne w dalszym przebiegu danej instancji procesu.

System zarządzani procesami gromadzi informacje niezbędne do analizy procesów. Wiele pakietów BPM wyposażonych jest w gotowe moduły Business Activity Monitoring (BAM), wspomagające analizę przebiegu procesów. Powinna ona być oparta o kryteria oceny procesów wyznaczone już na etapie definicji. Jeżeli kryteria nie są spełnione, być może należy przystąpić do przedefiniowania procesów. W takim przypadku, opierając się o istniejący model, wprowadza się niezbędne zmiany i uruchamia kolejną wersję procesu według nowej definicji.
Skontaktuj się z nami ►

ETL - Extract Transform Load

Narzędzia ETL służą transportowi danych. Zapewniają one możliwość graficznego modelowania przepływów. Dane pobierane są ze zdefiniowanych źródeł, następnie podlegać mogą transformacjom, aby w odpowiedniej postaci dostarczone zostały do miejsca przeznaczenia.

Źródłami danych lub miejscami przeznaczenia mogą być między innymi systemy biznesowe, bazy danych, pliki w różnych formatach, usługi sieciowe (WebServices), kanały RSS. Szczególnym rodzajem miejsca przeznaczenia może być raport, który zostanie wygenerowany i osadzony na serwerze raportów lub zapisany w pliku.

W ramach przekształcenia danych wykorzystywanych może być szereg komponentów pozwalających definiować algorytmy przeliczeń czy kryteria kojarzenia. Dane mogą podlegać normalizacji lub denormalizacji. W trakcie przepływu weryfikowana może być również jakość danych.

Zdefiniowany przepływ danych zostaje wdrożony jako niezależna aplikacja, która może być osadzona w systemie operacyjnym, na serwerze aplikacji lub szynie usług, pozwalając innym systemom (np. serwerowi BPM) na jej uruchomienie poprzez przekazanie odpowiedniego komunikatu. Można również opracować przepływy przeznaczone do pracy ciągłej, reagujące na określone zdarzenia (np. pojawienie się nowego pliku lub zapisanie nowego rekordu w bazie danych).

Wykorzystanie dedykowanych narzędzi do definiowania przepływów ETL pozwala lepiej zarządzać danymi i szybciej reagować w przypadku potrzeby wprowadzenia zmian. W ramach działalności operacyjnej mogą służyć do zasilania portali, generowania raportów, przenoszenia danych pomiędzy systemami w ramach zachodzących procesów czy zasilania hurtowni danych. Pozwalają również usprawnić procesy migracji danych.
Skontaktuj się z nami ►